Reservationssystem: Kontingente sinnvoll bewirtschaften

Sie haben ein online Reservationssystem im Einsatz? Gratulation zu dieser Entscheidung! Nicht nur können Ihre Gäste jederzeit bei Ihnen reservieren, richtig eingesetzt sparen Sie viel Zeit. Zeit, die Sie wiederum Ihren Gästen widmen können.

Was aber bedeutet richtig eingesetzt? Wo ist die perfekte Balance zwischen der Kontrolle über die einkommenden Reservationen und Ihrer Zeitersparnis?

Wie funktioniert die Reservation über das Kontingent?

Sie definieren eine Anzahl an Plätzen, welche das Reservationssystem vergeben darf. Dies ist das sogenannte Kontingent. Dabei können Sie je Schicht ein unterschiedliches Kontingent vergeben.

Nehmen wir einmal an, Ihre aktuelle Schicht hat ein Kontingent von 20 Plätzen und noch keine Reservation. Wenn Sie jetzt eine Reservationsanfrage für vier Personen erhalten, bestätigt das System diese automatisch und zieht die vier Plätze vom Kontingent ab.

 
Restaurant Plätze
 

Dies geschieht so weiter, bis Ihr Kontingent aufgebraucht ist oder der von Ihnen definierte späteste Reservationszeitpunkt erreicht wurde.

Wie viele Plätze soll ich online zur Verfügung stellen?

Dies kommt ganz auf die Bedürfnisse von Ihnen und Ihrem Restaurant an. Haben Sie viele Stammkunden, welche niemals reservieren werden? Dann sollten diese Plätze auch nicht über ein Kontingent reservierbar sein.

Liegen Sie in der Fussgängerzone und viele Gäste schauen spontan vorbei? Kalkulieren Sie diese mit ein!

Oder sind Sie regelmässig ausgebucht, oft Tage im voraus? Das schreit geradezu nach einem hohen Kontingent.

 
Fussgängerzone
 

Dies nur einige Gedanken, welche Sie sich vor der Festlegung des Kontingents machen sollten. Grundsätzlich aber gilt: Was über das Kontingent geregelt werden kann, erspart Ihnen Arbeit. Denn der gesamte Prozess von Reservationsannahme bis zur Bestätigung an den Gast funktioniert automatisch.

Wenn Sie das erste Mal mit einem Reservationssystem arbeiten, müssen Sie sich an die ideale Zahl herantasten. Hier empfehlen wir ein Anfangskontingent von 50 - 60% ihrer Plätze.

Zudem sollten Sie genau überlegen, zu welchen Zeiten sie wie viele Plätze freigeben wollen. Schliesslich sollen nicht alle Gäste um punkt 19 Uhr auf der Matte stehen. Oder?

Was geschieht, wenn mein Kontingent aufgebraucht ist?

Sobald ihr Kontingent aufgebraucht oder der von Ihnen definierte späteste Reservationszeitpunkt erreicht ist, haben Sie zwei Möglichkeiten:

  • Sie können die Reservationen über ein System namens IVR auf ihr Telefon umleiten lassen.

  • Im System erscheint eine Nachricht, dass online keine Plätze mehr verfügbar seien und die Gäste sich direkt im Restaurant melden sollen.

Sollten Sie die Reservationen auf Ihr Telefon umleiten lassen, haben Sie auf Knopfdruck die Möglichkeit, eine Reservation dennoch anzunehmen oder abzulehnen. Sobald Sie keine weiteren Reservationen mehr annehmen wollen, können Sie die Schicht direkt über Ihr Telefon oder über ihr forAtable Konto sperren.

Kann ich das Kontingent pro Tag anpassen?

Natürlich können Sie dies. Sie können sogar ein Kontingent pro Schicht erfassen. So beispielsweise, wenn Sie Abends in zwei Schichten servieren, Gästen der ersten Schicht dennoch die Möglichkeit geben möchten, ihren Besuch auszudehnen.

 
Schichtplanung
 

Auch hier lohnt es sich, die unterschiedlichen Bedürfnisse Ihrer Gäste zu berücksichtigen.

Wie merke ich, ob mein Kontingent ideal eingestellt ist?

Sofern Sie die IVR-Option aktiviert haben, ist dies ein guter Indikator. Erhalten Sie viele Anfragen per IVR und geben diese frei? Ein klares Zeichen, das Kontingent zu erhöhen.

Fazit

Eine einfache Antwort auf die Frage “Was ist das richtige Kontingent” gibt es nicht. Nützliche Hinweise dazu aber durchaus. Fangen Sie am besten mit einer konservativen Schätzung an und korrigieren Sie bei Bedarf das Kontingent nach oben. Denn das schöne bei online Systemen ist doch, dass die Konfiguration schnell und einfach angepasst werden kann.